FAQ

Auf welchem Betriebssystem kann ich die ABOL-Datenbank verwenden?

Die zugrundeliegende Software Specify ist mit Windows  7, 8 & 10, OS X 10.7.3 “Lion” (or later release) und Linux kompatibel.

Wer hat Zugriff auf meine Daten?

Alle Benutzer innerhalb einer Collection können auf alle Daten, die dieser Collection angehören, zugreifen.
Gesonderte Rechte können in geringem Ausmaße vergeben werden, etwaige Fragen bittes an das ABOL-Team.

Gibt es Richtlinien für das korrekte Ausfüllen von der Datenbankfelder?

Die Richtlinien können hier heruntergeladen werden.

Die Software reagiert nur sehr langsam – was kann ich tun?

Für den Netzverkehr innerhalb des wissenschaftlichen Datennetztes steht eine schnelle Verbindung zur Verfügung. Wenn Sie die Software nur langsam reagiert, dann befinden Sie sich üblicherweise nicht im wissenschaftlichen Datennetz. Ob Ihre Institution im wissenschaftlichen Datennetz hängt, können Sie hier nachlesen. Indem Sie Ihren Computer über ein LAN Kabel mit dem Netzwerk verbinden, sollte die Software nun schneller reagieren, so Sie sich einer dem wissenschaftlichen Datennetz zugehörigen Institution befinden.

Wie kann ich einen neuen Benutzer in meine Collection hinzufügen?

Neue Benutzer werden ausschließlich von der ABOL-Koordination angelegt. Dies geschieht allerdings nur in Absprache mit allen BenutzerInnen innerhalb der Collection. Bitte kontaktieren Sie dazu das ABOL-Team.

Wie kann ich eine neue Collection anlegen?

Neue Collections werden von der ABOL-Koordination angelegt. Bitte kontaktieren Sie dazu das Team und lassen uns folgende Informationen zukommen:

• Vorname
• Nachname
• Institut
• Gewünschter Name der Collection
• Bearbeitetes Taxon: Invertebrata, Vertebraten oder Botanik
• Bearbeitete Gruppe: z.B. eine bestimmte Klasse oder Ordnung innerhalb eines Phylums. Diese Angabe ermöglicht es dem ABOL-Team einen Taxon-Tree vorzubereiten.

Wie kann ich zwischen meinen Collections wechseln?

Um Collections zu wechseln, in specify6 klicken Sie in der Menüleiste links oben auf File und anschließend auf Change Collection. Wählen Sie dann die entsprechende Collection aus. In specify7 klicken Sie im rechten obersten Bereich auf den aktuellen Collectionnamen. Wählen Sie dann die entsprechende Collection aus.

Werden meine Daten gesichert (Backup)?

Ja, die Datenbank wird einmal wöchentlich (sonntags, 3 Uhr morgens) vollständig gesichert. Sie müssen sich daher nicht um ein Backup Ihrer Datensätze kümmern.

Muss ich die Taxa, die ich bearbeite, selbst in der ABOL-Datenbank anlegen?

Die ABOL-Datenbank verfügt über einen Taxon Tree (von Catalogue Of Life), der einen großen Teil der Taxa umfasst. Es kann jedoch vorkommen, dass einzelne Arten nicht erfasst sind. Diese können Sie selbst nachträglich einfügen. Lesen Sie dazu Dateneingabe: Taxon. Sollten mehrere Taxa fehlen, so kontaktieren Sie bitte die ABOL-Koordination.

Wie genau muss ich Localities angeben?

Die ABOL-Datenbank fordert lediglich einen Locality-Name ein. Darüber hinaus müssen keine weiteren Daten angegeben werden. Je genauer jedoch der Fundort angegeben wird, desto wertvoller bzw. qualitativ hochwertiger ist Ihr Datensatz.

Muss ich für jeden Datensatz die Locality neu anlegen?

Nein. Eine Locality kann unabhängig vom Collection Object (z.B. Fundtier) eingegeben werden und dann dem entsprechenden Collection Object zugewiesen werden (im Feld Locality). Auf diese Weise muss eine Locality nur einmal eingegeben (Plus Symbol neben dem Feld Locality in Collection Object) werden und kann für weitere Collection Objects, die denselben Fundort aufweisen, ausgewählt werden (Lupen-Symbol – öffnet das Suchfenster, um eine bereits angelegte Locality zu finden).

Kann ich mehrere Localities in die Datenbank laden oder muss ich jede einzeln anlegen?

Ja, eine Liste an Localities kann in die Datenbank importiert werden. Folgen Sie dazu der Anleitung Daten-Upload von Excellisten.

Kann ich mehreren Localities den gleichen Namen vergeben?

Locality-Einträge werden jeweils innerhalb der Invertebraten, Vertebraten und Pflanzen Collections-übergreifend gespeichert. Es ist daher damit zu rechnen, dass eine Vielzahl an Localities angehäuft wird. Je eindeutiger der Locality-Name ist, desto leichter werden Sie sich als Benutzer tun, die richtige Locality zu finden. Wir ersuchen deshalb um folgendes Format: Projektnr_Initialen des Users_Fundortbezeichnung (z.B. „Odo256_DG_Wienerbergteich“)

Wie kann ich sicher sein, dass mein Datensatz einzigartig ist?

Jeder Datensatz ist automatisch einzigartig, da Specify jedem Datensatz eine GUID zuweist. Dabei handelt es sich um einen Code, der von keinem Benutzer bearbeitet oder verändert werden kann. Auf diese Weise können bestehende Datensätze auch niemals überschrieben werden.

Wie kann ich eingegebene Datensätze anzeigen lassen?

Am besten sie verwenden die Query Funktion. Klicken Sie das Task Bar Symbol Query und wählen Sie aus der linksstehenden Liste die Tabelle Collection Object. Wählen Sie nun per Doppelklick das Feld ABOL-Catalog# aus. Dieses Feld erscheint nun in der untenstehenden Liste. Klicken Sie auf Search um alle Datensätze innerhalb der Collection anzuzeigen oder geben Sie jene ABOL-Catalog# an, die dem gesuchten Datensatz zugeordnet ist. Es erscheint eine Ergebnis-Liste. Mit einem Klick auf das Symbol Collection Object in der grünen Leiste (rechte Seite, zweites Symbol) öffnen Sie die Datensätze aus der Ergebnis-Liste.

Sie können sich natürlich auch alle Datensätze anzeigen lassen, die beispielsweise eine bestimmte Art eines bestimmten Geschlechts beinhalten. Wählen Sie dazu die Tabelle Collection Object und das Feld Determinations => Taxon => Species (Doppelklick auf Species), sowie die Tabelle Collection Object und das Feld Col Obj Attribute => Sex (Doppelklick auf Sex). Geben Sie die entsprechenden Suchparameter ein und klicken Sie dann auf Search.

Wie kann ich eingegebene Daten bearbeiten und löschen?

Klicken Sie das Task Bar Symbol Query und wählen Sie aus der linksstehenden Liste die Tabelle Collection Object. Wählen Sie nun per Doppelklick das Feld ABOL-Catalog# aus. Dieses Feld erscheint nun in der unstehenden Liste. Klicken Sie auf Search um alle Datensätze innerhalb der Collection anzuzeigen oder geben Sie jene ABOL-Catalog# an, die dem gesuchten Datensatz zugeordnet ist. Es erscheint eine Ergebnis-Liste. Mit einem Klick auf das Symbol Collection Object in der grünen Leiste (rechte Seite, zweites Symbol) öffnen Sie die Datensätze aus der Ergebnis-Liste. Klicken Sie auf Edit in der rechten unteren Ecke, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Nun können Sie die ausgewählten Datensätze bearbeiten. Durch Klick auf das Minus-Symbol am Beginn des Datensatzes wird dieser gelöscht. Ein Klick auf das Plus-Symbol legt einen neuen Datensatz an.

Ich kann manche Felder nicht ausfüllen – warum?

Felder, die keinen Rahmen haben, sind Felder, die automatisch von Specify ausgefüllt werden (z.B. ABOL-Catalog#). Diese Felder werden meist erst nach dem Speichern ausgefüllt (z.B. ABOL-Catalog#), andere werden bereits während der Bearbeitung ausgefüllt (z.B. Preferred Taxon).

Warum sind manche Felder blau?

Felder, die zwingend ausgefüllt werden müssen, werden blau angezeigt. Bitte bedenken Sie, dass Dropdown Menüs leider nicht blau eingefärbt werden und dennoch zwingend ausgefüllt werden müssen. In der ABOL-Datenbank betrifft das jedoch ausschließlich das Feld Institution Storing (BOLD).

Ich kann meinen Datensatz nicht abspeichern – warum?

Ein Datensatz kann nur abgespeichert werden, wenn:

1. Eine Verbindung zur Datenbank besteht (kontrollieren Sie Ihre Internetverbindung)
2. Alle Felder, die blaue hinterlegt sind, sowie das Feld Institution Storing (BOLD) ausgefüllt sind.

Was ist das ABOL-Gütesiegel und wie erhalte ich es?

Das ABOL-Gütesiegel gibt an, ob ein Datensatz insofern vollständig ist, als dass folgende Felder ausgefüllt sind:

• Process ID
• Museum ID
• Determination – Taxon
• Attachments

Darüber hinaus wird kontrolliert, ob der Benutzer den Dateneintrag vollständig abgeschlossen hat. Ist dies gegeben, so vergibt die ABOL-Koordination das ABOL-Gütesiegel.