Dateneingabe in Collection Object

In die Tabelle Collection Object wird das gesammelte Individuum eingetragen und ist in der linkstehenden Tabellenliste unter der Task Bar Data zu finden.

Collection Object

Jedes Objekt bzw. Individuum erhält eine einzigartige Identifikationsnummer, die von Specify automatisch vergeben wird (ABOL-Catalog #). Diese wird durch die Software nach Speicherung der Daten automatisch eingegeben. Weitere IDs (Process ID, Museum ID, Collection Code, Sample ID, Field ID) müssen vom User vergeben werden. Durch Doppelklick auf die Beschriftung des Feldes erscheint ein Benutzerhinweis zur Funktion des jeweiligen Feldes. Sollte die Funktion des Feldes dennoch unklar bleiben, kontaktieren Sie das ABOL-Team. Unter Institution Storing muss die Institution, an der das Objekt abgelegt ist, angeführt werden. Die in Specify fett markierten Felder müssen ausgefüllt werden, um den Datensatz abspeichern zu können. Cataloged Date wird bei der Ersteingabe automatisch auf das heutige Datum gesetzt. Dieses kann jedoch durch den User überschrieben werden.

Determinations

Pro Individuum können mehrere Determinations angegeben werden. Auf diese Weise wird eine Bestimmungs-Historie aufgezeichnet, sollte es beispielsweise zu Fehlbestimmung kommen. Durch Anhaken der Checkbox Current wird die gerade sichtbare Determination als aktuell gekennzeichnet. Unter Taxon kann ein Taxon aus dem Specify-Tree gesucht (Lupe) oder editiert (Stift) werden. Sollte eine Art oder eine Gattung noch nicht im Tree vorhanden sein, so können diese über das Plus Symbol hinzugefügt werden. Dabei öffnet sich die Taxon Tabelle. Als Preferred Taxon setzt Specify automatisch jene Bezeichnung, die als aktuell gilt (diese Information bezieht Specify aus den taxonomic backbone). Wird beispielsweise ein Synonym aus dem Taxon Tree gewählt, so erscheint unter Preferred Taxon zusätzlich der bevorzugte Name. Qualifier (z.B. cf) und Addendum (z.B. sensu lato) können angegeben werden. Unter Angabe Identification Method wird gespeichert, durch welche Hilfsmittel die Determination erfolgte. Dabei kann aus dem Dropdown Menü gewählt oder selbst ein Eintrag durch Eingabe in das Feld gemacht werden. Name Usage (Kurznotiz zur Literatur nach der Sie den Taxon-Namen gewählt haben) und Type Status können aus dem Dropdown-Menü gewählt werden. Eigene Einträge sind jedoch nicht möglich. Tag der Bestimmung (determined date) und BestimmerIn (determined by) können angegeben werden. Zusätzliche Informationen, die zur Bestimmung des Organismus beigetragen haben, können unter Taxonomy Notes festgehalten werden.

Determination Citation (an die oben angezeigte Determination angehängt)

Hier kann ausfühlich die Literatur, die zur Bestimmung der Organismen herangezogen wurde, durch klicken des Plus Symbols hinzugefügt werden. Dabei kann unter Reference Work ein bereits bestehendes Werk gesucht (Lupe) oder editiert (Stift) werden. Durch Klick auf das Plus Symbol wird die Reference Work Tabelle geöffnet, in der neue Einträge gemacht werden können. Hier ist auch ein Upload von für die Bestimmung relevanten Daten durch Klick auf den violetten RW-Button (Upload Files) möglich. Reference Work Citations können Sie als Ergänzung zum Feld Name Usage betrachten. Während Sie unter Name Usage nur das Werk angeben, können Sie unter Reference Work Citation eine exakte Zitation vornehmen und das jeweilige Werk (z.B. Paper), wenn gewünscht, auch in die Datenbank laden. Zusätzliche Anmerkungen können im Feld Remarks getätigt werden. Das Symbol rechts des Remarks Feldes öffnet ein vergrößertes Eingabefeld. Diese Literatur Informationen können nun für zukünftige Einträge wiederholt genutzt werden, im Gegensatz zu Name Usage, der jedesmal eingetippt wird. Eine Kombinierte Verwendung der beiden ist nicht notwendig.

Collection Information

Das Feld Method ist ein Dropdown-Menü, in das jedoch auch eigene Angaben gemacht werden können. Es beschreibt die Methode, die angewandt wurde, um den Organismus einfangen bzw. aufsammeln zu können. Event Time gibt die Uhrzeit oder ungefähre Zeit des Tages (z.B. vormittags) an. Start Date und End Date der Aufsammlung können hier angegeben werden. Dabei kann das genaue Datum (full date), Monat und Jahr (month/year) oder das Jahr (year) im Dropdown-Menü angegeben werden. Collection Date Accuracy gibt an, wie genau die Datumsangabe ist. Hier kann gespeichert werden, ob die Aufsammlung beispielsweise im Sommer stattgefunden hat. Die Verwendung dieses Feldes ist nur sinnvoll, wenn Start Date und End Date nicht genau angegeben werden können. Collection Event ID ist ein ID Feld, das vom Benutzerfrei verwendet werden kann. Auf diese Weise können private Identifikationsnummern vergeben werden, um beispielsweise einen Verweis auf private Journale abspeichern zu können. Locality gibt den Fundort des Individuums an. Dabei wird zunächst ein bestehender Eintrag gesucht (Lupe). Ist der Fundort nicht bereits vorhanden, so kann er über das Plus Symbol angelegt werden. Durch Klicken des Plus Symbols öffnet sich die Locality Tabelle. Ein bestehender Fundort kann editiert (Stift) oder geklont (Stempel) und anschließend verändert werden. Wird ein bestehender Eintrag editiert, gilt dieser für alle Datensätze bei denen dieser Eintrag verwendet wurde! Zusätzliche Informationen zum Habitat können im Feld Habitat angegeben werden. Das Symbol rechts des Feldes öffnet und vergrößert das Eingabefeld. Kommentare zur Feldarbeit bzw. der Aufsammlung können in Collection Notes gespeichert werden.

Collectors

Durch Klicken des Plus-Symbols können SammlerInnen angegeben werden. Dabei öffnet sich ein Eingabefenster in dem ein Agent gesucht (Lupe), angelegt (Plus Symbol) oder editiert (Stift) werden. Unter Remarks können zusätzliche Informationen zum Agenten als SammlerIn gemacht werden (z.B. leitete Aufsammlung, verwaltet Sammelgenehmigung, usw.).

Durch Klicken auf Accept werden die eingegebenen Daten in die Tabelle übernommen.

Preparations

Durch Klicken des Plus-Symbols können mehrere Präparationen angelegt werden. Es öffnet sich ein Eingabe Fenster in dem Prep Type (Art der Präparation), Tissue Descriptor (Dropdown-Menü, eigene Angaben möglich; gibt an, welches Teil vom Taxon verwendet wird), Sample Number (z.B. ID des Proberöhrchens), Number of items (z.B. Anzahl der Beine in einem Gefäß), Storage (öffnet den Storage Tree, mit dem man eine detailierte Lagerung des Objekts angeben kann), Institution, Storage Location (alternative Kurzbeschreibung für den Ort, an dem die Probe im Institut gelagert wird. Falls das Feld Storage nicht verwendet werden soll. Es ist nicht notwendig, die Felder Storage und Institution/Storage Location gleichzeitig zu verwenden). Das Feld Remarks dient für zusätzliche Notizen, die sonst keinen Platz gefunden haben. Datum (Prepared Date) und Agent (Prepared By) können gespeichert werden. Die Checkbox Is On Loan wird automatisch angehakt, wenn das Objekt im Interaction Formular (in der Symbolleiste) als Verliehen (Loans) eingetragen wurde. Klick auf das Symbol Pre öffnet das Formular zum Upload notwendiger Attachments.

Durch Klicken auf Accept werden die Angaben automatisch in die Tabelle eingetragen.

Col Obj Attribute

Durch Klicken des Plus-Symbols können Attribute wie Sex (Dropdown-Menü), Reproduction (Dropdow-Menü) und Life Stage (Dropdown-Menü; als default ist adult ausgewählt- dies kann jedoch geändert werden), Assosicated Taxa, Associated Specimens, Host Sex, Host Life-Stage, Host-Organ (notiert das befallene Organ, z.B. Darm), Host specification (beschreibt befallenes Host Organ genauer, z.B. Enddarm), Voucher Status (gibt an in welcher Form das Belegsexemplar/der Voucher vorliegt), Extra Info, External URLs und Notes gespeichert werden.

DNA Sequenze

Um Daten zur DNA Sequenz eingeben zu können, kann auf den unten abgebildeten Button geklickt werden. Dieser öffnet automatisch die DNA Sequence Tabelle und speichert die angegebenen Informationen zum Collection Object.

Attachments

Durch Klicken des Plus-Symbols können Attachments vom eigenen PC auf den ABOL-Server geladen, gespeichert und dem Datensatz zugeordnet werden. Dabei öffnet sich ein Upload-Fenster in dem die Datei (üblicherweise ein Bild des Individuums) ausgewählt und mit einem Titel versehen werden kann. Durch einen Klick auf das Symbol Form wechselt Specify in die Formular-Ansicht, wo nähere Informationen zum Bild gegeben werden können, wie beispielsweise Angaben zur Foto-Lizenz (Copyright). View Metadata beschreibt die Ansicht (ventral, dorsal, usw) des abgebildeteten Organismus, Caption dient als Freitextbeschreibung, Measurement speichert notwendige Angaben zur Abmessung (z.B. Kopflänge), Measurement Type gibt abgemessenes Element an (z.B. Blüte, Bein), die Checkbox Original Specimen gibt an, ob das Foto das Collection Object abbildet.

Qualitätssicherung

Die angeführten Checkboxen dienen der Erfassung des Bearbeitungsstatus und Qualität der Dateneingabe. Auf diese Weise ist es möglich über Query Abfragen jene Dateien anzuzeigen, die noch bearbeitet werden können (z.B. Process ID oder Museums ID muss nachgetragen werden). Wenn der Dateneintrag vollständig abgeschlossen ist, kann das entsprechende Feld gewählt werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn man beispielsweise nach nicht abgeschlossenen Dateneinträgen suchen möchte und abgeschlossene Einträge in der Query entsprechend ausschließen kann. Soll es erlaubt sein, dass der Dateneintrag prinzipiell veröffentlicht werden darf, so kann das entsprechende Feld gewählt werden. Dabei gilt für alle Collections: Einträge werden von der Benutzerin bzw. dem Benutzer auf andere Plattformen hochgeladen (z.B. Bold), sodass zusätzlich entschieden werden kann, welche Teile des jeweiligen Eintrags exportiert werden. Wichtig: Dies ist kein automatisierter Upload zu einer fremden Datenbank. Das ABOL-Gütesiegel wird von ABOL vergeben, wenn der Datensatz korrekt und vollständig ausgefüllt ist. Dies wird überprüft, sobald das Feld “Dateneintrag vollständig abgeschlossen” angewählt ist und soll die Qualität der Einträge verbessern.

Optionen, welche die Eingabe erleichtern

Vor der Dateneingabe können im Menü unter Data die Option “Save & New” angewählt werden. Dies bewirkt, dass Specify nach Klick auf den “Save” Button automatisch ein neues Eingabeblatt öffnet für das nächste Individuum. Ist diese Funktion nicht eingeschaltet, muss nach dem Klick auf Save an das obere Ende der Eingabemaske gescrollt und dort auf das Plus-Symbol neben der Überschrift “Collection Object” geklickt werden.

Für den Fall, dass sich Dateneinsätze ähnlich sind, können diese über die Option “Carry Forward” im Menüpunkt Data übernommen werden. Es erscheint ein Pop up, das eine Auswahl der Felder von der Tabelle Collection Object anbietet. Alle Felder, die hier angeklickt werden, werden immer in das neue Eingabeblatt übernommen. Sollen beispielsweise 10 Individuen des Art Sciurus vulgaris eingegeben werden, die alle in derselben Locality gefunden wurden, kann angegeben werden, dass eben diese Felder (Taxon und Locality) in die neuen Eingabeblätter übernommen werden soll.

Sollen keine Felddaten in das neue Eingabeblatt übernommen werden, so muss diese Funktion durch erneutes Anklicken im Menüpunkt Data ausgeschaltet werden.