Daten-Upload von Excellisten

Um bestehende Daten, die in einer Excel-Tabelle gelistet sind, in Specify importieren zu können, kann die WorkBench verwendet werden. Für einen erfolgreichen Upload müssen Sie jedoch die Excel-Tabelle in diese Feldarbeit_Vorlage_7.0 übertragen – für den Upload in die ABOL-Datenbank wird dann die ausgefüllte Formatvorlage verwendet. Die Zell-Überschriften dürfen nicht verändert werden. Speichern Sie die Datei im Format xls ab (nicht als xlsx). Für den Upload von Attachments (Bilder, fasta-files, scf-files), lesen Sie bitte hier weiter. Der Upload mehrerer Localities ist ebenso möglich, wobei die Locality-Vorlage verwendet werden muss.

Die große Anzahl der Eingabfelder der Vorlagen, spiegelt die umfangreichen und detailierten Optionen in Specify wieder. Machen Sie sich bewusst, welche Felder sie ausfüllen wollen (fette Überschriften sind verpflichtende Felder) und alles weitere ist ein Mehrwert an Informationen die Sie auch für den Arbeitsalltag nutzen können (z.B. Preparation, Storage-tree).

Obwohl in der Feldvorlage.xls nur ein/e SammlerIn und eine Präparation vorgesehen sind, kann der User selbstständig die Excel-Liste um mehrere SammlerInnen und Präparationen erweitert und diese einfach mit der Nr 2 ergänzen (z.B. Colletor First Name 2). Dies wird dann entsprechend von der ABOL Kooridnation berücksichtigt.

Bitte bedenken Sie, dass Excel kein relationales Datenbankmanagement System ist und der Daten-Upload daher nicht alle Felder abdecken kann, die in der Specify-Datebank angelegt sind. Folgende Felder können daher nicht importiert werden, sondern müssen nachträglich ergänzt werden:

• Common Name (Taxon)
• Addendum (Collection Object – Determination) => Änderung über Batch Identify für betroffene Einträge möglich.
• Name Usage (Collection Object – Determination) => Änderung über Batch Identify für betroffene Einträge möglich.
• Collection Notes (Collection Object – Collecting Information)
• Sample Number (Collection Object – Preperation)
• Checkbox: never export coordinates (Locality)
• DNA Sequence (in Bearbeitung)
• mehr als ein Collector (muss in Specify bei Bedarf ergänzt werden)
• mehr als eine Preperation (Collection Object – Preperation)

Sobald die Feldarbeit-Vorlage oder die Locality-Vorlage vollständig ausgefüllt ist, können Sie diese an das ABOL Koordination Team senden (E-Mail: abol@nhm-wien.ac.at), die den Upload für Sie übernehmen.